teoria

Przedmiot nauki

określony wycinek rzeczywistości, który stanowi przedmiot rozważań teoretycznych i badań empirycznych

Przedmiot archiwistyki

archiwa i archiwalia

Zakres archiwistyki

gromadzenie, przechowywanie, opracowanie i udostępnianie materiałów archiwalnych

funkcje

Gromadzenie Opracowanie Przechowywanie Udostępnianie

Teoria archiwalna Metodyka archiwalna

nauka o zasadach i praktyce pracy z dokumentami: ocenianie wartości, gromadzenie, porządkowanie, przechowywanie i udostępnianie.

Archiwoznawstwo

nauka o archiwach, dokumentach i zasadach ich tworzenia, gromadzenia, przechowywania oraz udostępniania.

Archiwistyka

dyscyplina naukowa zajmująca się problemami pojawiającymi się w pracy archiwów i archiwistów

dziedzina archiwalna

Archiwistyka + praktyka archiwalna

Teoria archiwistyki

nauka o tym czym jest archiwistyka, co jest jej przedmiotem, co obejmuje ona swym zakresem, jak się dzieli, jakie jest jej miejsce w systemie nauk

Działalność archiwalna

obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej

Archiwum

tu

Materiały archiwalne

część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swą wartość historyczną. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu "A".

Kancelaria

tu

Kancelaria scentralizowana

typ kancelarii, w której wszystkie dokumenty i sprawy danej jednostki są gromadzone i obsługiwane w jednym miejscu.

Kancelaria zdecentralizowana

dokumenty i sprawy jednostki są prowadzone w poszczególnych komórkach zamiast w jednym miejscu.

Kancelaria dziennikowa

dokumenty i korespondencja są rejestrowane w dzienniku kancelaryjnym.

Kancelaria bezdziennikowa

dokumenty i korespondencja nie są rejestrowane w dzienniku, a obsługa spraw odbywa się w inny sposób.

Registratura

tu

Zespół archiwalny

zarchiwizowana całość materiałów archiwalnych wytworzonych i zgromadzonych przez ustrojowo odrębnego twórcę - urząd, przedsiębiorstwo lub inną instytucję, albo osobą fizyczną

Archiwalizacja

1. proces tracenia przez materiały archiwalne twórcy zespołu związku z jego bieżącą działalnością. 2. przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum.

Zespół złożony

Obejmuje dokumentację powstałą w wyniku działalności kilku podmiotów, które są ze sobą powiązane funkcjonalnie lub organizacyjnie (np. w wyniku reorganizacji, łączenia, przekształceń).

Zespół prosty

- Składają się z dokumentacji wytworzonej przez jeden podmiot (np. urząd, organizację, osobę). - Nie wykazują żadnych zmian strukturalnych ani organizacyjnych. Przykład: Archiwum jednego urzędu gminy działającego w danym okresie

Zespół otwarty

zespół archiwalny, do którego stopniowo dopływają ulegające archiwizacji materiały archiwalne od czynnego twórcy danego zespołu.

Zespół zamknięty

zespół, którego twórca zakończył działalność.

Zespół pełny

W którym dokumentacja odzwierciedla wszystkie funkcje twórcy.

Zespół fragmentaryczny

dokumentacja nie zachowała się w pełni i odzwierciedla niektóre funkcje twórcy.

Zespół szczątkowy

dokumentacja zachowana w niewielkiej ilości, nie pozwala na odtwarzanie funkcji twórcy.

Zbiór archiwalny

grupa archiwaliów nie powiązanych wspólnym pochodzeniem kancelaryjnym, lecz połączonych sztucznie według charakteru, pochodzenia, treści lub przypadku

Dokument

sporządzony zgodnie z określonymi formami i uwierzytelniony zapis zdarzeń natury prawnej

Akt

1. pismo utrwalające czynność urzędową, powstałe jako jej produkt uboczny, niesamoistne w przeciwstawieniu do dokumentu, uzyskujące pełne znaczenie tylko w związku z innymi aktami, z którymi łącznie stanowi całość.

Akta

dokumentacja twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej.

Zasób archiwum

całość przechowywanych w nim materiałów archiwalnych po archiwizacji

narodowy zasób archiwalny

Zasoby wszystkich archiwów + materiały archiwalne pozostające w kancelariach

Państwowy zasób archiwalny

tworzony, gromadzony i przechowywany przez organy administracji państwowej lub instytucje publiczne, posiadający wartość historyczną, prawną lub kulturową dla państwa.

Niepaństwowy zasób archiwalny

tworzony i gromadzony przez osoby fizyczne, organizacje społeczne, prywatne firmy lub inne podmioty niepubliczne, mający wartość historyczną, naukową lub kulturową.

Kryterium 1 – Znaczenie twórcy zespołu archiwalnego

Dokumenty pochodzące od ważnych osób, instytucji lub organizacji mających wpływ na historię, prawo lub kulturę.

Kryterium 2 – Wartość informacyjna dokumentacji:

Dokumenty zawierające istotne informacje, które są przydatne do badań historycznych, naukowych lub administracyjnych.

Kryterium 3 – Niepowtarzalność informacji:

Dokumenty, których treści nie można znaleźć w innych źródłach.

Kryterium 4 – Niepowtarzalność tekstu:

Dokumenty posiadające unikalną formę, styl, zapis lub układ, którego nie da się odtworzyć.

Kryterium 5 – Typowość (reprezentatywność):

Dokumenty reprezentujące charakterystyczne cechy określonego typu działalności, epoki lub instytucji

Kryterium 6 – Stan zachowania dokumentacji:

Dokumenty, które zachowały się w dobrym stanie fizycznym, umożliwiającym ich wykorzystanie i konserwację.

Kryterium 7 – Znaczenie historyczne twórcy zespołu:

Dokumenty pochodzące od osób lub instytucji mających szczególne znaczenie dla historii lub rozwoju społeczeństwa.

Kryterium 8 – Dawność:

Dokumenty starsze, które dokumentują minione wydarzenia i procesy historyczne.

Kryterium 9 – Unikatowość:

Dokumenty jedyne w swoim rodzaju, nieposiadające odpowiedników w innych zasobach archiwalnych.

Zasady selekcji

tu

Jednostka archiwalna

odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej ). Zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową.

Jednostka inwentarzowa

materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego.

ZASADA PERTYNENCJI RZECZOWEJ

archiwalia różnych twórców włączane do różnych grup rzeczowych

ZASADA PROWENIENCJI

zasada poszanowania związku materiałów archiwalnych wchodzących w skład zespołu archiwalnego z jego twórcą, decydująca zarazem o niepodzielności tego zespołu.

Zasada sukcesji (dziedziczenia)

zasada nakazująca tworzyć zespół archiwalny z registratury ostatniego twórcy łącznie z sukcesjami tak zrośniętymi z registraturą sukcesora, że stanowią z nimi wyraźną całość.

ZASADA POSZANOWANIA HISTORYCZNIE UKSZTAŁTOWANEALNEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO

Prawidłowo ukształtowany zasób danego archiwum jest nienaruszalny, a każde nowo powstałe archiwum w danej sieci musi swój zasób gromadzić, od zera

ZASADA PERTYNENCJI TERYTORIALNEJ

zasada poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały.

ZASADA WSPÓLNEGO DZIEDZICTWA

materiały archiwalne stanowiące, moralną" własność dwóch lub więcej państw, w związku z niemożnością zaspokojenia wszystkich stron, powinny pozostać u aktualnego posesora. Ten jednak ma obowiązek zapewnienia dostępu do nich, w tym ich kopiowania.

zasada pertynencji funkcjonalnej

oznacza obowiązek przekazywania państwa sukcesyjnemu dokumentacji (zasobu archiwalnego) warunkujących wykonywanie suwerennej władzy na otrzymanym terytorium, czyli sprawnego nim administrowania.

ZASADY POSZANOWANIA ZESPOŁU ARCHIWALNEGO

Dokumenty zachowuje się w oryginalnym układzie twórcy, respektując integralność zespołu.

ZASADĘ OCENY WARTOŚCI AKT

Dokumenty archiwalne należy selekcjonować i kwalifikować na podstawie ich wartości historycznej, informacyjnej, prawnej lub kulturowej, decydując, które akta należy przechowywać na stałe, a które można zniszczyć.

Dekret i organizacji archiwów państwowych i opiece nad archiwaliami

7 II 1919- Stworzenie Wydziału Archiwów Państwowych w Ministerstwie Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego (1918) - Tworzenie sieci archiwów państwowych

podręczniki 2

K. Konarski, Nowożytna archiwistyka polska i jej zadania, Warszawa 1929. R. Przelaskowski, Program prac wewnętrznych w archiwach nowożytnych, Warszawa 1935.

słowniki

A. Bachulski, K. Konarski, A. Wolff, Polski słownik archiwalny, Warszawa 1952. Polski słownik archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa 1971

Dekret

Dekret z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych

podrecznik 1

Bohdan Ryszewski: - Archiwistyka - przedmiot, zakres, podział, Warszawa 1972. - Problemy i metody badawcze archiwistyki, Toruń 1985

podrecznik 3

H. Robótka, B. Ryszewski, A. Tomczak, Archiwistyka, Warszawa 1989

Organiczność

porównania do nauk ścisłych, biologii, paleontologii, anatomii

Sukcesja

Dokumenty powinny być przejmowane i kontynuowane przez następców twórcy, tak aby zachować ciągłość dokumentacji i historii działalności jednostki, osoby lub instytucji. dziedziczenie materiałów archiwalnych

Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego

Oddziaływanie władz archiwalnych na twórców zespołów poprzez instruktaż i nadzór w celu prawidłowego zabezpieczenia materiałów archiwalnych o wartości historycznej

Nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym

Ogół czynności kontrolnych wykonywanych przez władze archiwalne w stosunku do twórców zespołów w zakresie stosowania przez nich właściwego sposobu do klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów

zasada wolnej proweniencji

dopuszczalność zastąpienia układu kancelaryjnego w zespole archiwalnym przez inny układ. W nowym układzie uwzględnia się przede wszystkim treść akt twórcy zespołu.

Sukcesja bierna

materiały archiwalne przejęte przez sukcesora (sukcesorów) niepotrzebnych do jego bieżącej działalności

Sukcesja czynna

materiały archiwalne spraw nie zakończonych przez sukcesodawcę, przejęte przez sukcesora (sukcesorów), potrzebne do jego dalszej bieżącej działalności.

Zespoły kompletne

- Zachowane w całości lub niemal w całości, w stanie nienaruszonym. - W ich przypadku możliwe jest pełne odtworzenie układu pierwotnego oraz funkcji dokumentów.

Zespoły niekompletne

Zawierają luki w dokumentacji, które mogą wynikać z różnych czynników, takich jak zniszczenia wojenne, utrata części zasobu w wyniku klęsk żywiołowych lub celowego niszczenia dokumentów.

Zespoły rozproszone

Dokumentacja została rozdzielona między różne instytucje lub lokalizacje. - Trudność w pracy z takim zespołem polega na konieczności łączenia materiałów rozproszonych po różnych archiwach lub ich odtworzenia na podstawie informacji o brakujących częściach

etapy selekcji:

-zatwierdzenie wykazu akt - wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej